Zahlung, Rechnung & Co.
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KDG und der Datenschutz
Vielfach wird beklagt, dass der Anfragende -schriftlich, besonders aber telefonisch- keine Auskunft erhält. Dies liegt einzig darin begründet, dass der Anfragende nicht der eingetragene Vertragsnehmer ist und keine Auskunftsvollmacht vorliegt. Auch bei Eheleuten ist der Hotliner angewiesen, ohne Vollmacht oder Legitimation keinerlei oder nur eingeschränkte Auskünfte zu geben. Ein entsprechendes Formularist auf der Info-Seite der KD verfügbar.
Während des Vertrages
Auch während der Vertragslaufzeit kommt es gerne mal zu Problemen. Die meisten Fragen beziehen sich auf das Lastschriftverfahren, Bankverbindungen, Rechnungen, Mahnungen, Sperrungen. Diese Anfragen werden vorrangig über das Mahnwesen bearbeitet. Eigene kostenfreie Rufnummer: 08 00 / 6 64 70 70.
Schriftlich ist das Mahnwesen über die Anschrift des Kundenservice in Erfurt zu erreichen - der Zusatz "Mahnwesen" in der Adresszeile kann für eine schnellere Zuweisung an die Abteilung sorgen.
Gutschriften und Ausbuchungen
Einmal in Rechnung gestellt, wird diese im System der KD bis zur Erledigung (=Zahlung) nicht mehr verändert.
Gutschriften, Korrekturen werden (frühestens) in der nachfolgenden Rechnung berücksichtigt.
Ergebnis einer geminderten Zahlung ist ein Rechnungsübertrag und eine anteilig offene Rechnung.
Rechnungen
Bei Neuverträgen wird die Rechnungsstellung grundsätzlich über das Onlineverfahren abgewickelt. Hierzu ist eine Anmeldung im Kundenportal erforderlich. Wer zusätzlich eine Rechnung in althergebrachter Papierform wünscht, wird mit einem Zuschlag bedacht, ebenso bei einer manuellen Zahlung.
Die zusätzlichen Pauschalen sind Bestandteil der AGB, die Höhe ist der jeweiligen Preisliste zu entnehmen. Jedoch sollte geprüft werden, ob die Erhebung der Kosten mit den ursprünglich vereinbarten AGB und Preislisten abgedeckt sind, die jedoch bei Änderungen des Vertrages ersetzt werden.
Für Altverträge besteht das Verfahren der Änderungsrechnung, in der eine Zusendung nur bei abweichendem Rechnungsbetrag erfolgt. Die Grundentgelte sind grundsätzlich monatlich im Voraus zu zahlen und mit Rechnungslegung fällig.
Für Telefonverträge gibt es die Möglichkeit, einen Einzelverbindungsnachweis zu erhalten.Hierfür ist die Vorlage der Mitbenutzererklärung erforderlich, in der bestätigt wird, dass man als Anschlussinhaber die Nutzer des Anschlusses darüber informiert hat und zukünftig informieren wird.
Die Erfassung zur Aufbereitung beginnt erst mit Beauftragung und Vorlage der Erklärung. Auf diesem Einzelverbindungsnachweis werden jedoch nur kostenpflichtige Gespräche gelistet, eine rückwirkende Erstellung ist nicht möglich.
- Eine "Abschlussrechnung" gibts es in der Form nicht. Eine letzte Rechnung (Schlussrechnung) wird automatisch nach Vertragsende zugesandt.
- Zusätzlich kann es jedoch dazu kommen, dass eine weitere Rechnung wegen nicht erfolgter Geräte-/ Kartenrückgabe erfolgt. Auch etwaige Erstattungen werden erst nach Ablauf dieser Frist eingeleitet.
Lastschriftverfahren
Einzugsermächtigungen können nicht zu einem Wunschtermin erteilt werden.
Gleichbleibende Beträge über Grundentgelte werden "monatlich im Voraus" fällig (= also streng genommen am 1.).
Der jeweilige Abbuchungstermin variiert, es ist dringend zu raten entsprechende Beträge vorzuhalten um Rücklastschriften zu vermeiden.
Eine Rechnungslegung muß zu diesem Zeitpunkt (nach KD Verständnis) für einen gleichbleibenden Betrag bei späterer Abbuchung nicht "unbedingt" zu Prüfungszwecken vorliegen. Bei veränderlichen Beträgen erfolgt die Abbuchung zu einem späteren Zeitpunkt.
Eine Ausnahme bildet hier jedoch eine neu erteilte Einzugsermächtigung: Ein aktuell offener Betrag wird dann umgehend eingezogen, auch vor Erreichen des vorgesehenen Abbuchungstermines.
Rücklastschriften
Wird eine Lastschrift von der Hausbank "ohne Angabe" zurückgegeben so erfolgt ein weiterer Einzugsversuch. Dies wird in einem entsprechenden Schreiben zur Rücklastschrift mitgeteilt. Alternativ kann der Kunde den jeweiligen Rechnungsbetrag auch manuell überweisen. Zur Begleichung der aktuellen Fälligkeit muß zusätzlich die Rücklastschriftgebühr überwiesen werden (aktuell 7,50 Euro).
Bei einer zweiten Nichteinlösung wird das Lastschriftverfahren beendet. Die Einzugsermächtigung muß dann neu erteilt werden.
Mit jeder Rücklastschrift wird automatisiert eine 1. Mahnung versendet und eine Pauschale für die nicht eingelöste Lastschrift erhoben - eine Mahngebühr wird nicht berechnet.
Die Neuerteilung und Änderung der Einzugsermächtigung kann über folgende Wege erfolgen:
- telefonisch, wobei KDG auf den Datenschutz verweist und die Angabe der Bankverbindung nur annimmt, wenn Vertragsinhaber = Kontoinhaber = Anrufer ist
bei telefonischer Änderung ergeht an den Vertragspartner eine Bestätigung über die Änderung. - schriftlich, bei Abweichungen von Vertrags- und Kontoinhaber sind entsprechend Unterschriften erforderlich
Bei schriftlicher Mitteilung ist die Bestätigung über die Änderung ausdrücklich anzufordern. - über das Kundenportal
Aber Achtung: Werden mehrere Verträge mit einzelner Lastschrift geführt, muß die Änderung auch jeweils getrennt angegeben werden.
Weitere Folgen der Umstellung auf manuelle Überweisung:
Für die Zahlung ohne Bankeinzug sowie Rechnungsversand werden laut der Preislisten zusätzliche Gebühren berechnet (je Rechnung und Zahlung derzeit 1,50 €).
Änderung der Bankverbindung
Änderungen greifen immer erst zum nächsten Rechnungslauf. Wann der Rechnungslauf beginnt und bis zu welchem Datum im Monat Änderungen direkt umgesetzt werden, ist je Kunde unterschiedlich.
Nochmal zur Beachtung:
- Eine nach Rücklastschrift neu erteilte Einzugsermächtigung führt zu einer nochmaligen und umgehenden Auslösung einer Abbuchung!
- Sind mehrere Verträge und vor allem mehrere Buchungskonten vorhanden für die Rechnungen erstellt werden, muss zusätzlich angegeben werden, für welchen Vertrag oder Verträge die Einzugsermächtigung gelten soll.
manuelle Zahlung
Bei manueller Zahlung ist die Angabe des Verwendungszweckes erforderlich. Dazu wird eine immer wechselnde Rechnungsnummer vergeben. Zusätzliche Angaben verwirren den genialen KDG - Prozess und führen zu Fehlbuchungen oder verzögerter Bearbeitung. Von daher sollten bereitgestellte Überweisungsträger verwendet oder die entsprechende Sorgfalt bei der Erstellung der Überweisung / den Onlineüberweisungen beachtet werden.
Zahlungen, die ohne Angabe der Rechnungsnummer eingehen, werden auf alle offenen Beträge aufgeteilt.
Für Zahlung ohne Bankeinzug wird jeweils eine Pauschale von 1,50 € berechnet. Wer mehrere Verträge mit eigener Rechnungslegung hat, muss die Rechnungsbeträge auch getrennt anweisen. Denn nur richtig zugeordnet löst der Zahlungseingang auch den Ausgleich der Rechnungen aus. Der Saldoausgleich über alle Verträge reicht nicht aus. Manuelle Zahlungsprüfungen und anteilige Buchungszuweisungen werden bei Zahlungseingang nicht durchgeführt. Überzahlungen werden erst nachträglich automatisiert weiteren Fälligkeiten zugeordnet. Erkennbar daran, dass bei gezahlter Gesamtsumme eine Mahnung für den anderen Vertrag zugeschickt wird.
Seit der Umstellung gibt KD eine andere Bankverbindung an. Siehe hierzu auch Bankverbindungen der KDG
Mahnung
Mahnungen werden, wie vielfach üblich, automatisiert erstellt und versendet. Sie sind keine Antwortschreiben auf Anfragen zu Rechnungen, nehmen ausschließlich Bezug auf Rechnungslegungen, Zahlungseingänge und Rücklastschriften.
Über Voraussetzungen der Sperrungen geben die jeweiligen AGB ebenfalls Auskünfte, auch über Besonderheiten bei der Telefonie. Mit dem Mahnschreiben werden die offen geführten Beträge anhand der Rechnungsnummer aufgelistet und eine mögliche Sperrung angekündigt. Je nach Zeitpunkt der Erstellung und abhängig vom kundenspezifischen Rechnungslauf kann darin bereits der laufende Rechnungsbetrag aufgeführt sein, der zur Vermeidung der Sperrung ebenfalls angewiesen werden muß!
Wie kommt es zur 1. Mahnung?
- automatisch nach einer Rücklastschrift
- das Vertragskonto ist 3 Wochen nach Rechnungsstellung nicht ausgeglichen
- häufig kommt es zur Überschneidung zwischen Buchung und Versand.
Der fehlende Ausgleich des Vertragskontos kann, abgesehen von tatsächlich nicht erfolgter Zahlung, auch auftreten wenn
- eine Zahlung für den falschen Vertrag angewiesen oder verbucht wurde
- grundsätzlich verspätete Zahlung geleistet wird (immer 1 Monat offen) oder auch
- durch Erstattungen und gleichzeitiger Rückbuchung.
Zwei Monate nach der Rechnungsstellung folgt bei anhaltendem nicht erfolgten Kontenausgleich die 2. Mahnung, für die aktuell eine Pauschale von 5 Euro erhoben wird. Die Sperrung des Anschlusses erfolgt jedoch bereits zwei Wochen nach der 1. Mahnung! Eine zusätzliche Mitteilung erfolgt nicht.
Entsperrung
Eine automatische Entsperrung wird erst eingeleitet, wenn alle offenen Beträge des Mahnlaufes ausgeglichen sind. Dies schliesst den aktuellen Rechnungsmonat ein!
Mit Ausgleich der Rechnung wird der automatisierte Entsperrprozess in Gang gesetzt, und der kann dauern - in den Mahnschreiben wird auf eine Entsperrdauer von drei bis sieben Tagen, abhängig von der Überweisungsdauer hingewiesen.
Keine Entsperrung vor Zahlungseingang
Von April 2010 an gewährte KD vorübergehend aus Kulanz zeitlich befristete Entsperrungen bei Vorlage von Zahlungsnachweisen und gesonderten Vereinbarungen. Diese Möglichkeit besteht nicht mehr. Vielfach werden die Kunden noch immer deswegen an die Mahnhotline verwiesen.
Einzig maßgebend ist der vollständige Ausgleich des Vertragskontos.
Wer eine erneute Einzugsermächtigung erteilt, löst eine vorzeitige Lastschrift aus die eine Aufhebung der Sperre beschleunigt.
Freischaltsignal (nur Smartcard)
Ausnahme ist ein Freischaltsignal für eine Smartcard, die längere Zeit (ca. 14 Tage) nicht genutzt wurde. Betroffen von dieser "Sicherheitsabschaltung" sind auch Karten für das neue CI+ Modul. Dieses Freischaltsignal (nicht die Entsperrung) kann aber auch über das Kundenportal selbst veranlasst werden und erspart den Anruf beim Kundenservice.
Das fehlende Freischaltsignal wurde zwischenzeitig auch bei der Verwendung von AC/ACL - Modulen (die KD als nicht zertifiziert einstuft) und einigen Fersehgeräten mit integrierten Kartenaufnahmen berichtet. Hier hilft die kurzzeitige Verwendung des "Originalgerätes", in dem die Signalzuführung eher gewährleistet scheint oder Neueinsetzung der Karte. Gesichert ist dies jedoch nicht.
KDG und Inkassounternehmen
Bei ausbleibenden Zahlungen erfolgt eine Abgabe an ein Inkassounternehmen. Entweder unter vorhergehender Kündigung des Vertrages oder nach Ablauf des Vertrages, sollten noch offene Beträge bestehen oder Berechnungen aus Nichtrücksendungen von Geräten nicht ausgeglichen sein.
Anfragen an KDG werden dann mit dem Standardtext beantwortet, sich an das zuständige Inkassounternehmen zu wenden. Nachfrage bei KDG lohnt sich manchmal dennoch, wenn eine übersandte Ummeldebescheinigung oder Rücksendebestätigung offensichtlich nicht vor der Abgabe bearbeitet wurde.
Später eingehende Zahlungen an KDG verhindern nicht die vom Inkassounternehmen zusätzlich erhobenen Gebühren. Ratenzahlungen sind auch bei beendetem Vertrag bei KDG nicht möglich und maximal mit dem Inkassobeauftragten zu vereinbaren.
Zuständig laut KDG sind hauptsächlich BFS risk & collection GmbH und Kohl KG.
Ergänzende Infos über Kontaktmöglichkeiten unter dem Folgebeitrag (älterer Beitrag!) im Forum oder direkt über die Unternehmensseiten.
Mit Beginn des Inkassoverfahrens sollte man mitgeteilte Fristen und Kontaktmöglichkeiten beachten. Spätestens mit Zugang eines gerichtlichen Mahnbescheides - zu dem Zeitpunkt ist schon manches Schreiben zugegangen und Termine verstrichen- muss reagiert werden. Aber vielleicht hilft hier vorher bereits ein Link von vielen die sich im Netz damit beschäftigen. ABER: Keine Rechtsberatung oder Gewährleistung des Beitragverfassers!
Weitere allgemeine Bemerkungen:
Zu den AGB gibt es einen gesonderten Beitrag zum Thema, die Aufnahme hier sprengt den Rahmen.
Link: Tipps im Umgang mit KDG / AGB
Egal wer da an der Hotline ist: Man gibt Buchungsaufträge im System ein, kann in Einzelfällen Maßnahmen zur Prüfung der Freischaltung abgeben. Und noch schlimmer: Er muss sich darauf verlassen, dass das System funktioniert und kann demnach nur den normalen Ablauf erläutern. Er hat auch keinen Einfluss darauf, wann seine Anfrage bearbeitet und abgeschlossen wird ... Also anrufen und nach Freischaltung fragen, wenn die Überweisung gerade eingereicht wurde ist sinnlos.
Sollte es zu Zahlungsschwierigkeiten kommen nicht bis zu einer Sperre warten, sondern sich mit Erhalt der Mahnung an die Mahnhotline wenden. Auch wenn KD keine Ratenzahlungen vereinbart, so besteht zumeist die Möglichkeit das laufende Mahnverfahren auszusetzen - der Rechnungsbetrag wird dann später fällig. Jedoch berücksichtigen, dass der nächste Zahlungstermin dann einen höheren Betrag enthält - die Berechnung geht schließlich weiter.
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