Zahlung, Rechnung & Co.
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"Tipps im Umgang mit KDG" oder auch durch Beiträge in den jeweiligen Unterforen.
KDG und der Datenschutz
Vielfach wird beklagt, dass der Anfragende -schriftlich, besonders aber telefonisch- keine Auskunft erhält. Dies liegt einzig darin begründet, dass der Anfragende nicht der eingetragene Vertragsnehmer ist und keine Auskunftsvollmacht vorliegt. Auch bei Eheleuten ist der Hotliner angewiesen, ohne Vollmacht oder Legitimation keinerlei oder nur eingeschränkte Auskünfte zu geben.
Während des Vertrages
Auch während der Vertragslaufzeit kommt es gerne mal zu Problemen. Die meisten Fragen beziehen sich auf das Lastschriftverfahren, Bankverbindungen, Rechnungen, Mahnungen, Sperrungen. Diese Anfragen werden vorrangig über das Mahnwesen bearbeitet. Eigene (kostenpflichtige!) Rufnummer: 01805 / 53 88 05.
Schriftlich ist das Mahnwesen über die Anschrift des Kundenservice in Erfurt zu erreichen - der Zusatz "Mahnwesen" in der Adresszeile kann für eine schnellere Zuweisung an die Abteilung sorgen.
Gutschriften und Ausbuchungen
Einmal in Rechnung gestellt, wird diese im System der KD bis zur Erledigung (=Zahlung) nicht mehr verändert.
Gutschriften, Korrekturen werden (frühestens) in der nachfolgenden Rechnung berücksichtigt.
Ergebnis einer geminderten Zahlung ist ein Rechnungsübertrag und eine anteilig offene Rechnung.
Rechnungen
Bei Neuverträgen wird die Rechnungsstellung grundsätzlich über das Onlineverfahren abgewickelt. Hierzu ist eine Anmeldung im Kundenportal erforderlich. Wer zusätzlich eine Rechnung in althergebrachter Papierform wünscht, wird mit einem Zuschlag bedacht, ebenso bei einer manuellen Zahlung.
Die zusätzlichen Pauschalen sind Bestandteil der AGB, die Höhe ist der jeweiligen Preisliste zu entnehmen. Jedoch sollte geprüft werden, ob die Erhebung der Kosten mit den ursprünglich vereinbarten AGB und Preislisten abgedeckt sind, die jedoch bei Änderungen des Vertrages ersetzt werden.
Für Altverträge besteht das Verfahren der Änderungsrechnung, in der eine Zusendung nur bei abweichendem Rechnungsbetrag erfolgt. Die Grundentgelte sind grundsätzlich monatlich im Voraus zu zahlen und mit Rechnungslegung fällig.
Lastschriftverfahren
KDG nutzt gerne Einzugsermächtigungen, die automatisiert und nicht zu Wunschterminen ausgelöst werden. Eine Ausnahme bildet hier jedoch eine neu erteilte Einzugsermächtigung: Ein aktuell offener Betrag wird dann umgehend eingezogen, auch vor Erreichen des vorgesehenen Abbuchungstermines.
Rücklastschriften
Besondere Beachtung erfordert der Ablauf bei Rücklastschriften bzw. und Stornierung eines Lastschriftbetrages:
Die Einzugsermächtigung muß dann neu erteilt werden, denn sie erlischt bereits nach der ersten nicht eingelösten oder stornierten Lastschrift. Automatisiert wird dann eine 1. Mahnung versendet und eine Pauschale (neu: 7,50 €) für die nicht eingelöste Lastschrift erhoben. Bei einer manuellen Zahlung sollte diese Gebühr bereits berücksichtigt werden, um einen offenen Rechnungsanteil zu vermeiden.
Die Neuerteilung und Änderung der Einzugsermächtigung kann über folgende Wege erfolgen:
- telefonisch, wobei KDG auf den Datenschutz verweist und die Angabe der Bankverbindung nur annimmt, wenn Vertragsinhaber = Kontoinhaber = Anrufer ist
bei telefonischer Änderung ergeht an den Vertragspartner eine Bestätigung über die Änderung. - schriftlich, bei Abweichungen von Vertrags- und Kontoinhaber sind entsprechend Unterschriften erforderlich
Bei schriftlicher Mitteilung ist die Bestätigung über die Änderung ausdrücklich anzufordern! - über das Kundenportal
Weitere Folgen einer Rücklastschrift:
Automatisiert erfolgt eine Umstellung auf manuelle Zahlung und Rechnungsversand, für die laut der Preislisten zusätzliche Gebühren berechnet werden (je Rechnung und Zahlung derzeit 1,50 €).
Änderung der Bankverbindung
Änderungen greifen immer erst zum nächsten Rechnungslauf. Wann der Rechnungslauf beginnt und bis zu welchem Datum im Monat Änderungen direkt umgesetzt werden, ist je Kunde unterschiedlich.
Nochmal zur Beachtung:
- Eine nach Rücklastschrift neu erteilte Einzugsermächtigung führt zu einer nochmaligen und umgehenden Auslösung einer Abbuchung!
- Sind mehrere Verträge und vor allem mehrere Buchungskonten vorhanden für die Rechnungen erstellt werden, muss zusätzlich angegeben werden, für welchen Vertrag oder Verträge die Einzugsermächtigung gelten soll.
manuelle Zahlung
Bei manueller Zahlung ist die Angabe des Verwendungszweckes erforderlich. Dazu wird eine immer wechselnde Rechnungsnummer vergeben. Zusätzliche Angaben verwirren den genialen KDG - Prozess und führen zu Fehlbuchungen oder verzögerter Bearbeitung. Von daher sollten bereitgestellte Überweisungsträger verwendet oder die entsprechende Sorgfalt bei der Erstellung der Überweisung / den Onlineüberweisungen beachtet werden.
Hinweise, dass die Kundennummer als Verwendungszweck ausreicht, widerlegen regelmäßig falsche Zahlungszuordnungen.
Für Zahlung ohne Bankeinzug wird jeweils eine Pauschale von 1,50 € berechnet. Wer mehrere Verträge mit eigener Rechnungslegung hat, muss die Rechnungsbeträge auch getrennt anweisen. Denn nur richtig zugeordnet löst der Zahlungseingang auch den Ausgleich der Rechnungen aus. Der Saldoausgleich über alle Verträge reicht nicht aus. Manuelle Zahlungsprüfungen und anteilige Buchungszuweisungen werden bei Zahlungseingang nicht durchgeführt. Erkennbar daran, dass bei gezahlter Gesamtsumme eine Mahnung für den anderen Vertrag zugeschickt wird.
Seit der Umstellung gibt KD eine andere Bankverbindung an. Siehe hierzu auch Bankverbindungen der KDG
Mahnung
Mahnungen werden, wie vielfach üblich, automatisiert erstellt und versendet. Sie sind keine Antwortschreiben auf Anfragen zu Rechnungen, nehmen ausschließlich Bezug auf Rechnungslegungen, Zahlungseingänge und Rücklastschriften.
Über Voraussetzungen der Sperrungen geben die jeweiligen AGB ebenfalls Auskünfte, auch über Besonderheiten bei der Telefonie. Mit dem Mahnschreiben werden die offen geführten Beträge anhand der Rechnungsnummer aufgelistet und eine mögliche Sperrung angekündigt. Je nach Zeitpunkt der Erstellung und abhängig vom kundenspezifischen Rechnungslauf kann darin bereits der laufende Rechnungsbetrag aufgeführt sein, der zur Vermeidung der Sperrung ebenfalls angeiwesen werden muß!
Wie kommt es zur 1. Mahnung?
- automatisch nach einer Rücklastschrift (Einzugsermächtigung erlischt!)
- das Vertragskonto ist 3 Wochen nach Rechnungsstellung nicht ausgeglichen
- häufig kommt es zur Überschneidung zwischen Buchung und Versand.
Der fehlende Ausgleich des Vertragskontos kann, abgesehen von tatsächlich nicht erfolgter Zahlung, auch auftreten wenn
- eine Zahlung für den falschen Vertrag angewiesen oder verbucht wurde
- grundsätzlich verspätete Zahlung geleistet wird (immer 1 Monat offen) oder auch
- durch Erstattungen und gleichzeitiger Rückbuchung.
Zwei Monate nach der Rechnungsstellung folgt bei anhaltendem nicht erfolgten Kontenausgleich die 2. Mahnung, für die aktuell eine Pauschale von 5 Euro erhoben wird. Die Sperrung des Anschlusses erfolgt jedoch bereits zwei Wochen nach der 1. Mahnung! Eine zusätzliche Mitteilung erfolgt nicht.
Entsperrung
Eine Entsperrung wird erst eingeleitet, wenn alle offenen Beträge des Mahnlaufes ausgeglichen sind. Dies schliesst den aktuellen Rechnungsmonat ein!
Die Zusendungen von Zahlungsnachweisen (Brief, Fax, Mail) werden jedoch erst durch die Bearbeitung zugewiesen und sind bis dahin nicht im Kundendatensatz erkennbar und bewirken grundsätzlich keine vorzeitige Freischaltung. Sollte sich das durch die Umstellungen bei KD zum Positiven und verlässlich verändern, wäre dies zu begrüßen. Letztlich ist einzig maßgebend der Ausgleich der Rechnung oder Abschluß der Umbuchung, sofern der Betrag falsch zugeordnet wurde.
Mit Ausgleich der Rechnung wird der automatisierte Entsperrprozess in Gang gesetzt, und der kann dauern - in den Mahnschreiben wird auf eine Entsperrdauer von drei bis sieben Tagen, abhängig von der Überweisungsdauer hingewiesen.
Freischaltsignal (nur Smartcard)
Ausnahme ist ein Freischaltsignal für eine Smartcard, die längere Zeit (ca. 14 Tage) nicht genutzt wurde. Betroffen von dieser "Sicherheitsabschaltung" sind auch Karten für das neue CI+ Modul. Dieses Freischaltsignal (nicht die Entsperrung) kann aber auch über das Kundenportal selbst veranlasst werden und erspart den Anruf beim Kundenservice.
Das fehlende Freischaltsignal wurde zwischenzeitig auch bei der Verwendung von AC/ACL - Modulen (die KD als nicht zertifiziert einstuft) und einigen Fersehgeräten mit integrierten Kartenaufnahmen berichtet. Hier hilft die kurzzeitige Verwendung des "Originalgerätes", in dem die Signalzuführung eher gewährleistet scheint oder Neueinsetzung der Karte. Gesichert ist dies jedoch nicht.
KDG und Inkassounternehmen
Bei ausbleibenden Zahlungen erfolgt eine Abgabe an ein Inkassounternehmen. Entweder unter vorhergehender Kündigung des Vertrages oder nach Ablauf des Vertrages, sollten noch offene Beträge bestehen oder Berechnungen aus Nichtrücksendungen von Geräten nicht ausgeglichen sein.
Anfragen an KDG werden dann mit dem Standardtext beantwortet, sich an das zuständige Inkassounternehmen zu wenden. Nachfrage bei KDG lohnt sich manchmal dennoch, wenn eine übersandte Ummeldebescheinigung oder Rücksendebestätigung offensichtlich nicht vor der Abgabe bearbeitet wurde.
Später eingehende Zahlungen an KDG verhindern nicht die vom Inkassounternehmen zusätzlich erhobenen Gebühren. Ratenzahlungen sind auch bei beendetem Vertrag bei KDG nicht möglich und maximal mit dem Inkassobeauftragten zu vereinbaren.
Zuständig laut KDG sind hauptsächlich BSF risk & collection GmbH und Kohl KG.
Ergänzende Infos über Kontaktmöglichkeiten unter dem Folgebeitrag (älterer Beitrag!) im Forum oder direkt über die Unternehmensseiten.
Mit Beginn des Inkassoverfahrens sollte man mitgeteilte Fristen und Kontaktmöglichkeiten beachten. Spätestens mit Zugang eines gerichtlichen Mahnbescheides - zu dem Zeitpunkt ist schon manches Schreiben zugegangen und Termine verstrichen- muss reagiert werden. Aber vielleicht hilft hier vorher bereits ein Link von vielen die sich im Netz damit beschäftigen. ABER: Keine Rechtsberatung oder Gewährleistung des Beitragverfassers!
Weitere allgemeine Bemerkungen:
Zu den AGB gibt es einen gesonderten Beitrag zum Thema, die Aufnahme hier sprengt den Rahmen.
Link: Tipps im Umgang mit KDG / AGB
Egal wer da an der Hotline ist: Man gibt Buchungsaufträge im System ein, kann in Einzelfällen Maßnahmen zur Prüfung der Freischaltung abgeben. Und noch schlimmer: Er muss sich darauf verlassen, dass das System funktioniert und kann demnach nur den normalen Ablauf erläutern. Er hat auch keinen Einfluss darauf, wann seine Anfrage bearbeitet und abgeschlossen wird ... Also anrufen und nach Freischaltung fragen, wenn die Überweisung gerade eingereicht wurde führt nur zu Telefonkosten.
Sollte es zu Zahlungsschwierigkeiten kommen nicht bis zu einer Sperre warten, sondern sich mit Erhalt der Mahnung an die Mahnhotline wenden. Auch wenn KD keine Ratenzahlungen vereinbart, so besteht zumeist die Möglichkeit das laufende Mahnverfahren auszusetzen - der Rechnungsbetrag wird dann später fällig. Jedoch berücksichtigen, dass der nächste Zahlungstermin dann einen höheren Betrag enthält - die Berechnung geht schließlich weiter.
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